L'essentiel en 30 secondes
- DrSanté sert de logiciel secrétaire médicale directement dans le logiciel du cabinet : pas d’outil séparé, pas de double saisie entre l’agenda et les dossiers.
- Le profil secrétaire n’est pas facturé : seuls les utilisateurs praticiens le sont (58 € TTC/mois* pour un médecin, 32 € TTC/mois* pour un paramédical).
- Avec ce logiciel secrétaire médicale, la secrétaire gère l’agenda de plusieurs praticiens, la salle d’attente et la préparation des FSE avec une carte CPE. La télétransmission exige ensuite la carte CPS du praticien.
- Dans ce logiciel de secrétariat médical, un administrateur fixe les privilèges et les droits de chaque profil de la structure : le secrétariat travaille sans voir ce que son rôle ne justifie pas.
- DrSanté, éditeur bordelais fondé en 2013 et membre de VIDAL Group, équipe plus de 8 000 professionnels de santé.
* Dans le cadre d’un paiement annuel.
Logiciel secrétaire médicale : ce que DrSanté confie au secrétariat
Un logiciel secrétaire médicale désigne l’outil de gestion métier avec lequel le secrétariat d’un cabinet tient l’agenda, accueille les patients, prépare la facturation et trie les documents entrants. Chez DrSanté, ce n’est pas un produit à part : la secrétaire travaille dans le même logiciel médical que les praticiens, avec un profil utilisateur dédié et la même interface.
Ce choix change l’organisation du cabinet médical. L’agenda, le dossier patient administratif, la facturation SESAM-Vitale et la boîte de réception des résultats partagent une seule base, et l’agenda se met à jour en temps réel pour tous les utilisateurs. Pour les professionnels de santé, c’est un logiciel secrétaire médicale qui ne demande ni export ni recopie.
Répartition des tâches dans ce logiciel de secrétariat médical :
| Tâche du secrétariat | Où dans DrSanté | Qui valide |
|---|---|---|
| Prise et déplacement de rendez-vous | Module Agenda (vue jour, semaine, mois) | Secrétaire |
| Accueil et salle d'attente | Statuts du rendez-vous (Attendu, En attente…) | Secrétaire, puis praticien |
| Préparation des feuilles de soins | FSE depuis la session secrétaire avec carte CPE | Praticien (carte CPS avant envoi) |
| Résultats de laboratoire | Boîte de réception partagée | Selon les droits de lecture ou d'envoi |
| Suivi des impayés et règlements | Module Comptabilité | Selon les privilèges accordés |
Une journée type avec le logiciel secrétaire médicale DrSanté
Pour comprendre un logiciel pour secrétaire médicale, rien ne vaut une journée de secrétariat médical, de l’ouverture du cabinet au planning du lendemain. Chaque fonctionnalité citée est documentée sur le site support DrSanté.
8 h : se connecter au logiciel secrétaire médicale
La secrétaire choisit son profil sur l’écran d’accueil et saisit son mot de passe. Depuis la version 25.6, déployée pour répondre au Ségur vague 2, ce mot de passe compte au moins 12 caractères et le compte se bloque après 10 tentatives échouées. Sur l’interface, le widget Agenda affiche les quatre prochains rendez-vous.
Dans un cabinet médical de groupe, chaque praticien peut attribuer une couleur à son agenda : dans le logiciel de secrétariat médical, la secrétaire repère ainsi le planning de chaque médecin quand elle en gère plusieurs.
Accueil des patients et salle d'attente
À l’arrivée d’un patient, la secrétaire passe le rendez-vous du statut « Attendu » à « En attente ». Son nom s’affiche alors dans la zone Salle d’attente, visible du praticien. Le logiciel secrétaire médicale de DrSanté gère six statuts : Attendu, En attente, En consultation, Terminé, Annulé et Non venu.
Patient pas encore référencé ? Dans ce logiciel de secrétariat médical, son dossier se crée pendant la prise de rendez-vous, à partir de la carte Vitale ou en saisie manuelle.
Prise de rendez-vous : un logiciel de secrétariat médical multi-agendas
L’agenda médical DrSanté permet de créer un rendez-vous d’un clic, de le déplacer par glisser-déposer, d’en modifier la durée et de programmer des rendez-vous récurrents. Depuis la version 25.7, chaque praticien dispose de ses propres types de rendez-vous, avec nom, couleur et durée.
Pour les cabinets qui activent la prise de rendez-vous en ligne Zena (option à 79 € TTC/mois par praticien), les rendez-vous pris par les patients s’ajoutent automatiquement à l’agenda. Point utile au quotidien : les plages d’un praticien peuvent être configurées depuis le compte de la secrétaire, une délégation ajoutée en version 25.6.
Feuilles de soins : ce que le logiciel secrétaire médicale prépare
C’est l’une des fonctions les plus attendues d’un logiciel secrétaire médicale. Avec une carte CPE, la secrétaire prépare les feuilles de soins électroniques depuis sa propre session, au nom du praticien. Elle sélectionne le profil de facturation du médecin concerné, puis un modèle de FSE ou « Continuer sans modèle ».
Quand la secrétaire facture pour plusieurs médecins, chacun avec sa carte CPS, elle bascule d’un profil de facturation à l’autre via le widget « Lire la CPS ». Cette gestion multi-praticiens du logiciel secrétaire médicale limite les erreurs de convention.
Résultats d'analyse et boîte de réception partagée
Les résultats de laboratoire arrivent dans la boîte de réception du logiciel secrétaire médicale, alimentée par les messageries sécurisées paramétrées au cabinet (Mailiz, Apicrypt ou Bioserveur). Le titulaire de la boîte choisit qui accède à cette messagerie sécurisée et à quel niveau : lecture seule, ou lecture et envoi. Il peut aussi créer des groupes, par exemple « Médecins » et « Secrétariat », pour donner les mêmes droits à toute une équipe.
Fin de journée : impayés, règlements et cahier de rendez-vous
Pour la gestion financière, le module Comptabilité du logiciel secrétaire médicale regroupe les impayés filtrables par praticien et par type (dû patient, dû AMO, dû AMC…), avec suivi et saisie des règlements simples ou multiples et export CSV pour l’expert-comptable. Avant de partir, la secrétaire imprime le cahier de rendez-vous du lendemain, en papier ou en PDF, avec ou sans motifs et notes.
Paramétrer le logiciel secrétaire médicale : profil, droits et sécurité
Un logiciel secrétaire médicale n’est utile que si chacun y voit ce dont il a besoin. Sécurité des données et conformité se règlent dans les paramètres, selon les besoins métier de chaque profil.
Créer le profil secrétaire dans le logiciel de secrétariat médical
Un utilisateur praticien se connecte et ouvre Paramètres > Application > Utilisateurs, puis ajoute l’utilisateur à la main. Selon la documentation DrSanté, la création d’un utilisateur praticien est facturée, les profils non praticiens (secrétaires, remplaçants…) ne le sont pas.
Privilèges et droits : ce que la secrétaire voit (et ne voit pas)
Un profil Administrateur règle deux zones pour chaque collaborateur :
Les deux zones réglées par l'administrateur
- Les privilèges, qui encadrent les actions globales de configuration de la structure.
- Les droits, qui déterminent les actions possibles dans les dossiers patients : création, modification ou suppression des éléments de consultation (observations, ordonnances, comptes rendus), affichage depuis le tableau de bord, accès à l'historique médical.
Concrètement, le cabinet peut ouvrir dans le logiciel secrétaire médicale l’agenda et l’administratif au secrétariat tout en limitant l’accès au volet médical du dossier patient informatisé.
Une seule base, un périmètre par profil
Dans DrSanté, le secrétariat travaille sur la même base que les praticiens, mais avec un périmètre fixé par l’administrateur. La confidentialité se règle profil par profil, pas au niveau du cabinet entier.
Pour l’hébergement, tout dépend du mode choisi parmi les modes d’installation : Local, Cloud, Hybride ou Hybride Multisite. En Cloud, DrSanté s’appuie sur un hébergeur français certifié HDS (hébergement HDS via l’option Save & Cloud). Côté conformité, il est titulaire du référencement Ségur depuis 2022.
Les limites d'un logiciel secrétaire médicale, à connaître avant de démarrer
Un bon logiciel secrétaire médicale facilite l’accueil, il ne remplace pas la signature du praticien. Avantages et limites de la solution DrSanté :
| Avantages pour le secrétariat | Limites à anticiper |
|---|---|
| Profil secrétaire non facturé | Le profil est créé depuis une installation DrSanté existante, par un praticien |
| FSE préparées depuis la session secrétaire | La carte CPS du praticien reste nécessaire avant la télétransmission |
| Agenda multi-praticiens avec couleurs | Le paramétrage des droits est réservé à un profil Administrateur |
| Rendez-vous en ligne synchronisés | Zena est une option payante, distincte de la licence |
Premier point : une FSE préparée par la secrétaire est désynchronisée. Il faut passer la carte CPS du médecin avant de la télétransmettre à l'Assurance Maladie.
Deuxième point : si la secrétaire facture, la signature électronique du praticien (ou du remplaçant) doit être partagée avec elle. Un dossier SCOR peut sinon rester « À compléter ».
Troisième point : la licence Coordination à 18 € TTC/mois* n'est pas une licence de secrétariat. Elle vise les maisons de santé, en usage coordination uniquement.
Combien coûte un logiciel secrétaire médicale chez DrSanté ?
Principal avantage : dans ce logiciel secrétaire médicale, le profil secrétaire est gratuit et le cabinet paie les licences de ses praticiens. Le coût d’un logiciel de secrétariat médical se confond donc avec celui du logiciel médical du cabinet.
| Profil | Tarif DrSanté | Remarque |
|---|---|---|
| Médecin (généraliste ou spécialiste) | 58 € TTC/mois* (696 €/an) | 64 € en paiement mensuel, Vidal Expert en sus (32 €/mois) |
| Paramédical, sage-femme, fournisseur | 32 € TTC/mois* (384 €/an) | 35 € en paiement mensuel |
| Coordination (MSP) | 18 € TTC/mois* (216 €/an) | Usage coordination uniquement |
| Secrétaire | Non facturé | Profil non praticien |
* Dans le cadre d’un paiement annuel, engagement de 12 mois avec tacite reconduction.
S’y ajoutent les options choisies : Save & Cloud (144 €/an par utilisateur), Save, Cloud & Mobile (216 €/an) ou Zena. Le détail figure sur la grille tarifaire. Pour un cabinet de 1 à 5 médecins dont l’organisation mutualise l’accueil, ce logiciel secrétaire médicale évite de payer une licence par poste d’accueil.
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Mettre en place DrSanté comme logiciel secrétaire médicale : les étapes
Adopter un logiciel de secrétariat médical change l’organisation de l’accueil et se prépare. DrSanté accompagne les professionnels du cabinet de la signature à la mise en route : l’installation et le paramétrage sont réalisés par l’équipe technique, et DrSanté prend en charge la reprise des données de l’ancien logiciel.
Étape 1
Démonstration ou test gratuit
L'équipe d'accueil évalue les outils en conditions réelles.
Étape 2
Installation et paramétrage
L'équipe DrSanté installe le logiciel selon le mode choisi. DrSanté propose aussi des lecteurs de carte Vitale compatibles.
Étape 3
Création des profils
Un praticien ajoute le profil secrétaire, puis l'administrateur fixe privilèges, droits et partage de la messagerie sécurisée.
Étape 4
Formation
Formation personnalisée par téléphone, en ligne, sur site ou dans les locaux de DrSanté, complétée par le programme « Me former en 5 min/jour ».
Étape 5
Au quotidien
Hotline illimitée du lundi au vendredi (05 35 54 56 99), incluse dans la redevance.
« La technologie doit rester un outil au service de l’homme et non pas le contraire. » Cette conviction de l’équipe DrSanté résume l’esprit de sa solution : un logiciel secrétaire médicale qui fluidifie l’accueil, un médecin qui garde la main sur le médical, et une télétransmission agréée SESAM-Vitale depuis 2016.